信息交流:
(1)抵押担保与售房委托是否存在冲突
(2)关于开展房产公证业务的思考
(3)浅谈遗嘱公证的风险防范
(4)浅析公证专用水印纸的使用管理
(5)对如何开展我省网络公证的思考
(6)公证机构中介性质的思考
(7)有强制执行效力的债权文书公证及执行证书之浅谈


浅析公证专用水印纸的使用管理
                  --钟庆业

  公证专用水印纸顾名思义是一种特制的专门用于公证处制作公证书的专用纸,显然,它的产生有其特定的背景和使命,意义非同寻常。总之,它已对推动我国公证事业尤其是涉外公证的稳步发展起到了举足轻重的作用。当前,对提前认识公证专用水印纸使用管理的重要性和必要性是进一步完善我国公证管理特别是涉外公证管理的关键一环。
一、 公证专用水印纸产生的背景
  随着改革开放的逐步深入,国内经济的持续增长,人们的物质、精神生活需求日益提高,发展的空间有所拓阔,境内外民间往来日渐频繁,因私出国潮流不断涌动,涉外证源时而激增,发往域外的公证书与日俱增,因而涉外公证空前发展。与此同时亦滋生了一些造假空子,致使那些弄虚作假,玩潮挤航者伺机而入,尤其一些不法分子钻空造假,牟取暴利,连国家公证机关发往域外的公证书也难逃一劫。如司通字(1991)174号文所述:"近几年来,各地伪造我公证机关往域外使用的公证书"。由于伪造公证书越演越烈,造成在国内外产生了恶劣的影响,严重损害了国家和公证处的声誉,扰乱了司法行政机关和公证处的正常工作秩序,影响国际友好往来的社会经济的民展。因此,为了及时有效地刹住这股伪造公证书的邪风,确保公证事业的顺利民展,司法部雷厉风行,对症下药,采取了增加公证书的防伪措施,有效地抑制了伪造公证书的现象蔓延。公证专用水印纸就是在这一环境下产生的,并从此率先承担了遏制伪造涉外公证书的使命。
二、 建章立制 加强管理 促进公证事业的稳步发展
  公证专用水印纸自九二年四月启用至今,毋须置疑,在有效地遏制伪造公证处发往域外的公证书方面起到了立竿见影的不可代替的作用,可谓是公证书的"中流砥柱"。由此可知公证专用水印纸是涉外公证的重要组成部份,不可分割,它将关系到国家之声誉,关系到公证处的严肃性的权威性,甚至关系到公证行业的发展前途。司法部曾多次下发有关涉及公证专用水印纸的文件:如《公证专用水印纸管理暂行办法》[(92)司公字08号]、《关于加强公证专用水印纸管理的紧急通知》[(98)司公字005号]、《关于加强公证专用水印纸防盗工作的紧急通知》[司办字(1999)第16号]等。这些文件精神均不同程度地明确规定或注重强调公证专用水印纸的生产、订购、使用和管理等办法。去年又重新下发了《〈公证专用水印纸管理办法(征求意见稿)〉的修改意见》,足见我国在对公证行业管理方面把公证专用水印纸的使用管理放到了突出的位置。因此,为了严格管好用好公证行业管理方面把公证专用水印纸,防止浪费或失窃,切实有效地遏制不法分子伪造公证处发往域外的公证书显尤为重要。各有关职能部门需直面的重要问题就是要不折不扣,加大力度地贯彻执行上级部门的有关文件精神,对公证专用水印纸的生产、保管、订购、发放、使用管理等工作应引韦高度重视,尽早纳入制度化、规范化的管理轨道。特别是直接使用管理公证专用水印纸的公证处更要提高认识,加强防范措施,明确责任,落实好上级批示精神,尽力完善专人、专室和专柜等软、硬件管理环境,严格遵照并加强公证专用水印纸的订购、保管、发放、使用、销毁及登记等管理程序,避免在使用管理中的随意性,以防止公证专用纸的浪费、失窃等不良现象的发生,不断促进公证事业的稳步民展。
  本着上述,笔者所在公证处始终把它当作公证管理的重点来抓,特别是近年来,我处根据有关文件精神并结合实际情况建立了公证专用水印纸的使用管理制度。具体实行了专人、专室的管理并制订了《公证专用水印纸使用登记册》(封面设有待填的登记起止时间和专用纸的起止号线,册中表格由日期、领取起止号、作废起止号、领取人签名、数量等项目组成),加强了公证专用纸的严管性。在实际操作中,按规定由公证员凭领导的审批件向保管人登记领取公证专用水印纸或凭使用作废的专用水印纸换领。对在保管中破损、变质或因使用作废的专用水印纸由保管人负责登记销毁。实践证明,上述作法既符合上级的指示精神,又增强了公证员的责任感,杜绝了公证专用纸在使用管理过程中的漏洞。现我处平均每年的用纸量约为21027线(约计42包合4.2箱),年损耗量约为1227张,占使用量的5.8%。与此前相比,通过加强管理已基本上控制了公证专用纸在使用管理中出现的脏、损、丢等不必要的浪费现象,大大提高了其的使用率,确保了公证管理工作的顺利进行。
三、总结经验 引向深入 不断完善公证专用纸的管理与职能
  (一)、关于对新的正在酝酿中的《公证专用水印纸管理办法(征求意见稿)》的修改意见
二00一年三月笔者所在公证处接到省厅转发司法部下发的《关于〈公证专用水印纸管理办法(征求意见稿)〉的修改意见》,在处领导的重视和指导下,笔者通过认真揣摩并结合对公证专用纸的管理经验提出如下两点肤浅之见--其一,《意见稿》第六条第一款"专用纸一般按年度订购。有关公证处应于每年第一个月内,根据上年度专用纸实际使用量确定本年度订购量,作出书面年度订购申请"。改为:专用纸一般按年度订购。有关公证处应于每年的12月份,根据本年度专用纸实际使用总量酌情确定订购量,作出书面年度订购申请。理由是依据《意见稿》第六条理解,各级公证应在每年的第一个月根据上年度实际使用总量确定本年度订购量,报省、自治区、直辖市公协,再由省、自治区、直辖市公协统一向全国公协订购。由于每年的办证量不相同,专用纸在保管、使用中因故作废的量又不一致。这样,在上年度定量订购使用的情况下,未免不出现"恰好"甚至"差点"的紧缺现象,如此,再等下年的一月份才向上逐报订购,恐致"误时"之烦。另外,现专用纸包装规格为以包合箱,每箱10包,每包500份。若按实际使用量订购,必须由"散装"引起的诸如订量、运输、储藏、保管等不便。因此,在订购时,应允许浮动于实际使用总量而酌情确定年度订购量,尽管省厅有库存调剂,但应首先考虑公证处的自选动作,何况调剂问题的出现在所难免。其二,《意见稿》第十一条第三款"专用纸在保管或使用中破损、作废的,应在详细记录其编号后销毁。改为:专用纸在保管或作用中破损、作废的,应由保管、发放人员记录其编号后销毁。理由是因专用纸设专人保管、发放,在使用中造成破损、作废并重新换领的,当然应凭作废专用纸兑换。因而,应由保管、发放人员记录其编号。
(二)、关于专用纸在使用管理中的登记
  公证专用水印使用登记之内涵无非就是便于日后查考。那么,怎样更便于查考以反映登记,规范于管理就是公证专用纸使用管理中要面直的不可缺少的问题。兹以笔者所在公证处制订的《公证专用水印纸使用登记册》之表为例析之--表中设所有项目按一字摆开,即于同一行内。在操作中按每批所购之专用纸序号从小至大以时间和记录次数为纵向自上而下逐日依次记录各项目的情况,使之形成每次所记录的领取号、签名、作废号、日期、数量等项目同于一横行的格式。这样,每次记录反映的项目是相应的,其领取栏记录的专用纸编号自然也是依序衔链的,较易查对,一目了然。但需要说明的是随着日期与记录次数的递增,致使记录换领或仅退回的作废专用纸之编号不就座于其出处对应的作废栏内,就?quot;对号入座"。结果是日后查考作废专用纸时难免产生一些麻烦,特别是因不及时退回甚至由某些原因造成时间久远才退回的作废专用纸要硬套上述之记法,恐怕日后查考更难,即使对作废专用纸专门造册记录,也难从时间上准确查对其编号。《专册》只不过是备用于对作废专用纸的统计、报表及销毁签名备核,对日后查考作废编号未必能称佳。因为由客观原因使各公证处每次所购的专用纸编号不为链接,这是编号隔断的最先原因;其次相对于使用量而言,作废专用纸较少,以致其编号的连结性最弱;再次,因各领纸人退回的作废号顺序、日期不同而产生编号颠顺的记录极为觉见。这对日后查考如此杂乱无章之号,不是令人眼花缭乱?这与于不按顺序编码之书查找某页码有何二样?不也是得正本书都翻不成,何况记录册不只一本。因此,为了更便于日后查考,本人的作法是因时而宜:若退回的作废专用纸是当天或近日领取的可?quot;对号入座"而记录于领纸人最后的签名之栏内,因"此处"与其"出处"相去不远,不难查考;而若是非近日乃至陈旧的,则就尽量舍近求远将其对号入座并注明其退回日期。这样既理顺了其杂乱的作废号,又合乎其登记之原意。日后查考只要从?quot;出处"入手就显得轻而易举了。
(三)、关于作废专用纸的销毁
  在实际工作中,专用纸因故作废时有发生,多见于打印错误。对于登记销毁作废专用纸,司法部有关文件曾几易其述,这次又于酝酿中的《管理办法(征求意见稿)》另述。在这,笔者在上述修改意见的基础上再予短说,即专用纸作废退回时,应由领取人先毁去该纸的一小部份,然后把存有编号的那部份交还发放人登记后集中销毁。销毁时由登记人提交监督人对它"验明正身"并造册记录(此册专记录作废专用纸,见前述)。如此,相对于领取人来说?quot;实际作废",而对于记录人来说为"记录作废",这不仅保证领取人名下的编号已经彻底销毁,而且又利于发放人的记录工作,也体现了工作的严慎性和管理的规范性。可谓一方管理多方操作,或戏称"证人法"管理。
(四)、关于增加专用纸编号的防范功能
  我们知道,通常情况下愈是严密,关道愈多的防范措施,其有效系数就愈大。公证书防伪亦非例外,它的专用纸有其特有的防为功能,纸中编号亦自有其职能,但无外乎是利于对其本身的登记、统计及查考,说到底最终无非就是为服务于防止伪造公证书。却这一防伪功能似乎是被动的,应该设法让其在服务于防伪中带有主动的一面,以施尽其用,增强其能。目前,专用纸实行全国性的统一编号,从这一层面来看,虽然有其一定的便利性,但也存在关无地域性作用的缺陷。由于它?quot;全国性"和各地申购纸量不一的客观原因就意味关编号无地域性,散发面广,异地可用等方面而成为潜在的"游号"。往往正是这一无使用界限的缺陷给异地造假者有可伺之机,尽管规定专用纸不得跨省调剂。所以,既然专用纸编号是服务于公证书的防伪,那望洋兴叹防从其里面再作文章以自整其"游号"的缺陷,也就是于编号里增设省一级地方的代码(用纸量多的地方可设到市,区)来划定其的使用界限,使之专有性更强,亦形成一号多能,一纸多关的准密性防范功能。这们,不仅对专用纸便利于归口管理,清晰于登记查考,更利于在对公证书的监督环节上及时从其编号及印章的统一性中甄别证书的真伪。从而更有效?quot;综治"伪造公证书的违法行为。
(五)、关于扩大公证专用纸的使用范围
  公证专用纸是公证书防伪的中流砥柱。根据《专用纸管理办法》和司法部律师公证工作指导司《关于非发往域外使用的公证书目前不宜使用公证专用纸的意见》[(99)司律公函055号]等文件精神,时下,公证专用纸只限于往域外(含港澳台地区)的公证书正副本的证词页(含证词译文页)使用,除此之外,不得他用。应该说这是一种稳定局面的"形势策略"。然而,随着市场经济的深入发展,尤其是我国入世后,经济成份将日趋多元,利害关系亦日趋多极,公证服务领域将愈发人气,国内证源亦将与时俱进。在这充满机遇和挑战的新形势下,要特别注重防止伪造公证书的死灰复燃乃至新一轮的大量伪造公证书的现象出现或许是公证管理中即需直面的新问题。因此,"形势策略"的稳定局面已不容乐观。所以,为了维护社会的稳定,保护当事人的合法权益和公证工作的政党秩序,促进经济社会的发展,应未雨绸缪,随时就势地采取相应对策调整形势策略--把公证专用纸的使用范围扩大到国内公证上来,藉以凸现专用纸的防伪初衷。
  当然,因此而触及的相关问题应要求尽量同步解决。